Uma pousada de 14 quartos no litoral sul catarinense terminou o réveillon com um problema que não estava no planejamento: as garrafas de água do frigobar acabaram no dia 30 de dezembro.
O distribuidor só voltaria a entregar no dia 2. A dona comprou no supermercado, a preço de varejo, o dobro do que precisava, e ainda ouviu reclamação de hóspedes que encontraram o frigobar vazio ao chegar. Em março, com a ocupação em 20%, ela ainda tinha caixas de água do estoque de emergência empilhadas na despensa.
O caso, comum em hospedagens de pequeno porte, ilustra o duplo risco da água mineral no setor: ela é o item mais consumido e mais esperado pelo hóspede, e ao mesmo tempo o mais fácil de superdimensionar fora de temporada. Calcular certo é uma questão de fórmula simples aplicada com disciplina.
O ponto de partida: consumo por hóspede
A base do cálculo é o consumo médio de água engarrafada por pessoa hospedada, por dia. Esse número varia com o clima, o perfil do hóspede e o tipo de serviço oferecido.
Referências usadas por consultorias de hotelaria e por redes hoteleiras apontam faixas aproximadas. Em regiões de clima ameno e hotéis de negócios, algo entre 0,8 e 1,2 litro por hóspede por dia. Em regiões quentes e em hospedagens de lazer, entre 1,5 e 2,5 litros. Em resorts com atividades ao ar livre e famílias com crianças, pode passar de 3 litros.
Esse consumo se distribui em quatro pontos: o frigobar do quarto, o café da manhã, a recepção ou áreas comuns, e o restaurante ou bar, quando existem. O cálculo precisa considerar todos, porque a água da recepção sai da mesma compra que a do frigobar.
A fórmula em cinco passos
Primeiro, defina a capacidade em hóspedes, não em quartos. Uma pousada de 14 quartos com média de duas pessoas por quarto tem capacidade de 28 hóspedes.
Segundo, multiplique pela taxa de ocupação prevista para o período. Em janeiro, no litoral, 90%; em junho, 30%. Assim, 28 hóspedes a 90% resultam em 25 hóspedes por dia em média.
Terceiro, multiplique pelo consumo diário estimado. Com 2 litros por hóspede em clima de praia, são 50 litros por dia.
Quarto, converta em garrafas. Se o frigobar oferece duas garrafas de 500 ml por hóspede e o café da manhã serve mais uma, são 1,5 litro em garrafa individual e o restante em galão ou em garrafa de 1,5 litro nas áreas comuns. Para 25 hóspedes, isso significa 75 garrafas de 500 ml por dia, mais cerca de 12 litros em outros formatos.
Quinto, multiplique pelo intervalo entre entregas e acrescente margem de segurança. Com entrega semanal, são 525 garrafas de 500 ml por semana; com margem de 20% para picos e para imprevistos de entrega, o pedido base fica em torno de 630 garrafas, ou seja, 53 caixas de 12.
Na baixa temporada, com 30% de ocupação, a mesma conta cai para cerca de 210 garrafas semanais. Quem mantém o pedido de janeiro em junho estoca o triplo do necessário.
Fatores que mudam o resultado
A conta acima é o esqueleto. Quatro variáveis o ajustam.
Clima. Cada grau acima da média de temperatura eleva o consumo. Ondas de calor podem dobrar a saída do frigobar em um fim de semana.
Perfil do hóspede. Grupos de idosos consomem mais água do que grupos jovens. Famílias com crianças consomem mais do que casais. Hóspedes de eventos esportivos, como corridas de rua, surf e ciclismo, estão entre os que mais consomem.
Serviço oferecido. Água gratuita no frigobar gera consumo maior do que água cobrada. Bebedouro nas áreas comuns reduz a saída de garrafa individual. Piscina e sauna aumentam a demanda.
Eventos e feriados. Réveillon, Carnaval, feriados prolongados e festas locais concentram consumo em poucos dias e exigem reforço específico, independente da média do mês.
Frigobar: cortesia ou venda
A decisão de cobrar ou não pela água do frigobar altera a conta e a percepção do hóspede. Pesquisas de satisfação em plataformas de reserva mostram que a água gratuita é um dos itens mais mencionados em avaliações positivas de pousadas, ao lado de café da manhã e limpeza. Hóspedes que pagam R$ 8 por uma garrafa de 500 ml no frigobar costumam registrar a reclamação.
Muitas hospedagens adotam modelo misto: duas garrafas de 500 ml de cortesia na chegada, reposição cobrada a preço moderado. Isso controla o custo, mantém a boa impressão e ainda gera receita marginal.
Para efeito de cálculo, o modelo de cortesia exige estoque maior e mais previsível; o modelo de venda tem consumo mais baixo e mais irregular.
O papel do distribuidor na alta temporada
O erro da pousada do início do texto não foi de cálculo. Foi de logística: a entrega prevista não cobria o feriado. Hotéis e pousadas de regiões turísticas dependem de distribuidores que ajustem a rota ao calendário da hospedagem, e isso exige comunicação prévia.
No litoral sul de Santa Catarina, onde a ocupação salta de 20% no inverno para quase 100% entre Natal e Carnaval, a antecedência é a diferença entre frigobar cheio e vazio.
Tal qual enfatizam os especialistas do polo de distribuidoras de água mineral em Tubarão, a hospedagem que envia ao fornecedor, em novembro, uma previsão de ocupação por semana para os três meses seguintes entra na programação de carga da alta temporada e recebe entrega reforçada nas vésperas de feriado, enquanto a que pede só quando o estoque baixa fica dependente de sobra de caminhão nos dias de maior demanda.
Tubarão funciona como base de distribuição para praias como Laguna, Imbituba e Garopaba e para as estâncias termais da região, o que faz o distribuidor lidar com dezenas de hospedagens que multiplicam o pedido nas mesmas semanas, e a rota de dezembro precisa ser desenhada com semanas de antecedência.
O que esses distribuidores sugerem é fechar um contrato de temporada com volume estimado, dia de entrega fixo, entrega extra garantida antes de feriados e prazo de pagamento que acompanhe o fluxo de caixa da hospedagem, que recebe muito em janeiro e pouco em julho.
Galão, garrafa grande e garrafa pequena no mesmo hotel
Hospedagens raramente usam um único formato. A combinação eficiente costuma ser: garrafa de 500 ml no frigobar e no café da manhã, galão de 20 litros na recepção, na cozinha e nas áreas de funcionários, e garrafa de 1,5 litro no restaurante ou para venda avulsa.
Essa divisão reduz o custo por litro, porque o galão é o formato mais barato, e concentra a garrafa individual onde o hóspede a espera. Também simplifica a armazenagem: galões ficam no chão, em local coberto; caixas de garrafa, em prateleira; e apenas o que vai ao frigobar precisa de refrigeração prévia.
Estoque de segurança e espaço físico
A margem de 20% do cálculo básico cobre variações normais. Para feriados prolongados, a recomendação é manter estoque equivalente a dois dias de consumo de pico além do pedido regular, porque uma entrega perdida em véspera de feriado só será reposta três ou quatro dias depois.
Isso exige espaço. Uma pousada de 28 hóspedes em pico consome 75 garrafas de 500 ml por dia; dois dias de segurança são 150 garrafas, ou 13 caixas. Mais o pedido regular, são cerca de 65 caixas em depósito na alta temporada. Quem não tem esse espaço precisa negociar entregas mais frequentes, e não estoque maior.
A Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) exige que a água engarrafada seja armazenada em local coberto, ventilado, longe de produtos de limpeza e de luz solar direta. Depósitos improvisados em varandas e garagens são a causa mais comum de garrafas com sabor alterado.
Uma planilha que resolve
O cálculo inteiro cabe em uma planilha com sete colunas: semana, ocupação prevista, hóspedes médios, consumo por hóspede, litros por dia, garrafas por semana e pedido com margem. Preenchida uma vez com o calendário anual de ocupação, ela gera o pedido de cada semana e permite comparar, ao fim de cada mês, o previsto com o consumido.
Com dois ou três meses de dados reais, o consumo por hóspede deixa de ser estimativa e passa a ser o número da própria hospedagem. A partir daí, o pedido de água deixa de ser um chute e passa a ser uma linha da planilha que ninguém precisa revisar na correria de dezembro.
A pousada de 14 quartos, no verão seguinte, fez exatamente isso. Fechou o réveillon com frigobares cheios e terminou março com quatro caixas na despensa, não quarenta.
imagem: pixabay.com
